Sahada Dijitalleşme Potansiyelini Ölçmek İçin 20 Soru

Sahada dijitalleşme potansiyelini ölçmek, “hangi yazılım var?” sorusunun ötesinde; verinin nerede üretildiği, nasıl aktarıldığı, kim tarafından onaylandığı, ne kadar izlenebilir olduğu (audit trail) ve süreçlerin uçtan uca ne kadar görünür olduğu ile ilgilidir. Aşağıdaki 20 soru; üretim, kalite, bakım, depo, satın alma ve raporlama eksenlerinde dijital olgunluğu hızlıca anlamaya ve öncelikli iyileştirme alanlarını ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

Bu Listeyi Sahada Nasıl Kullanmalısınız?

Bu soruları mümkünse tek bir departmanla değil, üretim–kalite–bakım–depo–satın alma–IT paydaşlarının en az birer temsilcisiyle birlikte değerlendirin. Her soruda “mevcut durum” cevabını alırken aynı zamanda alt sorularla gerçeği doğrulayın: “Kim giriyor?”, “Ne sıklıkla?”, “Hangi kayıt nerede tutuluyor?”, “Geriye dönük kanıt çıkarabiliyor musunuz?” gibi.

20 Soru (Açıklamalı ve Sahada Sorulacak Alt Başlıklarla)

1) Üretim, bakım, kalite gibi departmanlar arasında veri/bilgi paylaşımı hâlâ Excel veya e-posta üzerinden mi yapılıyor?

Alt sorular: Günlük raporlar kim tarafından hazırlanıyor? Dosya versiyonları nasıl yönetiliyor? Aynı verinin birden fazla kopyası dolaşıyor mu?

Ne öğretir: Bilgi akışı merkezi değilse entegrasyon zayıftır; kararlar gecikir ve “tek doğru kaynak” oluşmaz. Denetimde kanıt sunmak zorlaşır. Bu durum süreç yönetimi (workflow), entegrasyon katmanı ve standardizasyon ihtiyacını işaret eder.

2) SAP dışında LIMS, MES, BMS, EAM gibi sistemler aktif olarak kullanılıyor mu, yoksa tüm süreçler SAP’de mi yürütülüyor?

Alt sorular: Kalite sonuçları nerede tutuluyor? Bakım iş emirleri hangi ekranda açılıyor? Çevresel izleme verisini kim, nereden görüyor?

Ne öğretir: Birden fazla sistem varsa kritik konu entegrasyondur. “Her şey SAP’de” deniyorsa, sahada gerçekten SAP kullanımının olup olmadığı doğrulanmalıdır; çoğu zaman pratik operasyon Excel’e kaymıştır. Bu soru, hangi fonksiyonların uzman sistem gerektirdiğini netleştirir.

3) Üretim emirleri ve batch kayıtları (EBR) dijital mi, yoksa kâğıt formlar hâlâ devrede mi?

Alt sorular: Operatör hangi formu dolduruyor? Revizyon kontrolü nasıl yapılıyor? Islak imza sayısı ve toplam çevrim süresi nedir?

Ne öğretir: Kâğıt EBR; gecikme, kayıp kayıt, hatalı giriş ve veri bütünlüğü riski doğurur. Dijital EBR/MOM/MES ihtiyacını ve elektronik kayıt–imza altyapısı gerekliliğini gösterir.

4) Malzeme kabul ve irsaliye girişleri SAP’ye manuel mi giriliyor, yoksa depo sistemleriyle entegre mi?

Alt sorular: Barkod okutma var mı? Karantina/serbest etiketleri nasıl basılıyor? Lot/SKT hataları sık yaşanıyor mu?

Ne öğretir: Manuel giriş, özellikle lot/SKT gibi kritik alanlarda hata riskini artırır ve stok doğruluğunu düşürür. WMS/barkod akışları ve depo entegrasyonu ihtiyacı buradan görünür hale gelir.

5) Tartım ve üretim cihazları SAP veya başka bir sistemle veri paylaşabiliyor mu?

Alt sorular: Tartım verisi elle mi yazılıyor? Cihazdan otomatik kayıt alınıyor mu? Kalibrasyon durumu operatör tarafından görülebiliyor mu?

Ne öğretir: Cihaz entegrasyonu yoksa operatör manuel girişine bağımlılık artar. Bu da hatayı ve yeniden işlemeyi yükseltir. MES–Equipment Integration veya IoT/OPC gateway gereksinimini işaret eder.

6) Kalite kontrol test sonuçları laboratuvarda otomatik mi kaydediliyor, yoksa manuel mi giriliyor?

Alt sorular: Analiz cihazı çıktısı nerede saklanıyor? Sonuçlar SAP’ye nasıl aktarılıyor? Tekrar analiz/OS–OOS süreçleri izleniyor mu?

Ne öğretir: LIMS yokluğu veya düşük kullanımı; izlenebilirliği zayıflatır. Manuel giriş; elektronik kayıt ve denetim izi açısından risk oluşturur. LIMS ve LIMS–ERP entegrasyonu ihtiyacını açığa çıkarır.

7) Arıza/bakım bildirimleri saha personeli tarafından mobil cihazdan mı yapılıyor, yoksa ofisten mi giriliyor?

Alt sorular: Arıza açma süresi ne kadar? Fotoğraf/ek dosya eklenebiliyor mu? Reaktif–planlı bakım ayrımı net mi?

Ne öğretir: Mobil akış yoksa bildirim gecikir, veri eksik olur, bakım reaktifleşir. EAM olgunluğu, MTTR/MTBF gibi KPI’ların doğruluğu ve saha uygulaması ihtiyacı bu soruyla anlaşılır.

8) SAP’deki stok seviyeleri ile fiziksel stoklar arasında sık fark yaşanıyor mu (manuel düzeltme sıklığı)?

Alt sorular: Sayım sıklığı nedir? Fark olduğunda kök neden analizi yapılıyor mu? En çok hangi ürün gruplarında fark oluşuyor?

Ne öğretir: Sık düzeltme; depo disiplininin, barkod akışının veya entegrasyonun zayıf olduğunu gösterir. WMS/scan-based operasyonlar ve standardize depo süreçlerine ihtiyaç sinyalidir.

9) Soğuk zincir veya çevresel veriler (sıcaklık, nem) sensörlerle izleniyor mu, yoksa periyodik ölçümle mi toplanıyor?

Alt sorular: Limit aşımlarında otomatik alarm var mı? Kayıtlar kaç yıl saklanıyor? Sapmalar CAPA ile ilişkilendiriliyor mu?

Ne öğretir: Manuel ölçüm; unutma ve gecikme riski taşır. Sensör + otomatik kayıt; çevresel izleme, kalite güvence ve denetim hazırlığı için kritiktir. BMS/IoT altyapısı ve entegrasyon ihtiyacını gösterir.

10) Ürün serbest bırakma (QA Release) süreci SAP üzerinden mi ilerliyor, yoksa imzalı formlar hâlâ kullanılıyor mu?

Alt sorular: Release kaç onaydan geçiyor? Revizyon/değişiklikte yeniden imza gerekiyor mu? Elektronik imza ve audit trail var mı?

Ne öğretir: Kâğıt süreçler hız ve izlenebilirlikte darboğaz yaratır. Dijital e-Release; onay akışlarını standartlaştırır, gecikmeleri azaltır, audit trail sağlar. QMS iş akışı ve e-imza gereksinimi netleşir.

11) Üretim planlama süreçlerinde (MPS/MRP) manuel müdahaleler veya Excel takipleri yapılıyor mu?

Alt sorular: Plan revizyonu nasıl yönetiliyor? Kapasite kısıtları hesaplanıyor mu? Malzeme bulunurluğu hangi raporla izleniyor?

Ne öğretir: Excel planlama; senaryo yönetimini ve görünürlüğü zayıflatır. MRP/MPS kullanım olgunluğu düşükse planlama modüllerinin etkinleştirilmesi ve ileri planlama yaklaşımları fırsat oluşturur.

12) Satın alma onay süreçleri SAP’de otomatik mi, yoksa e-posta/PDF dolaşımı ile mi ilerliyor?

Alt sorular: Onay hiyerarşisi net mi? Bütçe kontrolü var mı? Reddedilen taleplerin nedeni kayıt altına alınıyor mu?

Ne öğretir: E-posta ile onay; standart dışılık ve zayıf denetim izi demektir. Dijital onay akışı; şeffaflık, hız ve uyumluluk sağlar. Yetki matrisi ve workflow ihtiyacı belirginleşir.

13) ITS/PTS (İlaç Takip Sistemi) işlemleri SAP’den mi yürütülüyor, yoksa ayrı bir sistem veya manuel yükleme mi var?

Alt sorular: Serileştirme verisi nerede tutuluyor? Geri çağırma simülasyonu yapıldı mı? Yükleme hataları/ret oranı nedir?

Ne öğretir: Manuel işlemler; seri/lot izlenebilirliğini kırar ve geri çağırma süresini uzatır. ITS entegrasyonu, otomatik veri akışı ve uçtan uca izlenebilirlik ihtiyacı bu soruyla ortaya çıkar.

14) Ekipman kalibrasyon, validasyon veya bakım kayıtları dijital olarak tutuluyor mu?

Alt sorular: Kalibrasyon takvimi nerede? Geciken kalibrasyonlar nasıl raporlanıyor? Validasyon dokümanlarında versiyon kontrolü var mı?

Ne öğretir: Kâğıt kayıtlar; CAPA ve denetim süreçlerinde zayıflık yaratır. EAM + QMS entegrasyonu ve ekipman yaşam döngüsü yönetimi ihtiyacını gösterir.

15) Enerji, su, buhar, basınç gibi parametreler sistemden izleniyor mu, yoksa manuel sayaç kayıtları mı alınıyor?

Alt sorular: Anlık tüketim görülebiliyor mu? Sapmalar için alarm var mı? Sürdürülebilirlik KPI’ları raporlanıyor mu?

Ne öğretir: Manuel sayaç; veri sürekliliği ve doğruluk açısından zayıftır. Enerji izleme/BMS; maliyet kontrolü ve sürdürülebilirlik hedefleri için güçlü bir kaldıraçtır.

16) Tedarikçi değerlendirme veya performans takibi SAP üzerinden yapılabiliyor mu?

Alt sorular: OTD, kalite skoru gibi metrikler var mı? Tedarikçi CAPA süreçleri izleniyor mu? Alternatif tedarikçi kıyaslaması yapılıyor mu?

Ne öğretir: Tedarikçi performansı ölçülmüyorsa riskler görünmez kalır. QMS veya satın alma performans modülüyle; tedarikçi KPI’ları, aksiyonlar ve izlenebilirlik güçlenir.

17) Dashboard/KPI raporları SAP içinde mi oluşturuluyor, yoksa Power BI/Excel gibi dış sistemler mi kullanılıyor?

Alt sorular: KPI’lar hangi sıklıkta güncelleniyor? Veri kaynağı tek mi? Rapor üretimi kaç saat/gün alıyor?

Ne öğretir: Dış raporlama normaldir; ancak kaynak veri dağınıksa KPI güvenilirliği düşer. BI katmanı, merkezi veri modeli ve self-service raporlama ihtiyacı bu soruyla netleşir.

18) Kullanıcı yetkileri, onaylar ve log kayıtları sistemde otomatik mi, yoksa manuel onaylara mı dayanıyor?

Alt sorular: Yetki değişiklikleri kayıt altına alınıyor mu? Kim, ne zaman, neyi değiştirdi görülebiliyor mu? Elektronik imza kullanılıyor mu?

Ne öğretir: Otomatik log/audit trail yokluğu; uyum ve denetim açısından kritik risktir. Rol bazlı yetkilendirme, elektronik imza ve denetim modülleri gereksinimi ortaya çıkar.

19) Ürün/parti/lot bazlı izlenebilirlik hangi sistem üzerinden sağlanıyor (SAP, Excel, ya da hiçbiri)?

Alt sorular: Geri çağırma tatbikatı yaptınız mı? Lot ağacını kaç dakikada çıkarırsınız? Hangi proses adımında veri kopuyor?

Ne öğretir: İzlenebilirlik; sadece lot numarası değil, süreç adımlarının bağlanmasıdır. Zayıf traceability; geri çağırma, denetim ve kalite güvence açısından ciddi risktir. MES/EBR ve veri modeli ihtiyacı belirir.

20) Saha personeli için mobil/tablet tabanlı uygulamalar var mı, yoksa tüm kayıtlar ofisten mi giriliyor?

Alt sorular: Offline çalışma ihtiyacı var mı? Kullanıcı eğitimleri planlı mı? Sahadan veri girişinde gecikme ne kadar?

Ne öğretir: Mobil erişim yoksa veriler gecikir, doğruluk düşer, kullanıcı bağımlılığı artar. Mobil saha akışları; gerçek zamanlı görünürlük, daha hızlı aksiyon ve daha sağlam denetim izi sağlar.