Teklif Toplama ve Değerlendirme

Satın alma süreçlerinin verimli yürütülebilmesi için farklı tedarikçilerden tekliflerin toplanması, karşılaştırılması ve en uygun seçimin yapılması büyük önem taşır. Teklif Toplama ve Değerlendirme Modülü, tedarikçilere otomatik teklif taleplerinin iletilmesini, gelen tekliflerin sistem üzerinde analiz edilerek en uygun seçeneğin belirlenmesini sağlar

Özellikler

•   Teklif Süreçleri Yönetimi
•   Kalem Bazlı Teklif Oluşturma
•   Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP) ile Otomatik Teklif Dönüştürme
•   Tedarikçi Portalı
•   Teklif Karşılaştırma Tablosu

Teklif Süreçleri Yönetimi
Sistem üzerinden tedarikçilere otomatik olarak teklif talepleri iletilir. Talep edilen malzeme veya hizmete ilişkin detaylar tedarikçiye bildirilerek tekliflerin belirlenen süre içinde sisteme yüklenmesi sağlanır.

Kalem Bazlı Teklif Oluşturma
Her bir satın alma kalemi için ayrı teklif talepleri oluşturularak tedarikçilerden ürün bazında fiyat teklifi alınır. Böylece en uygun fiyat ve tedarik süresi olan tekliflerin ayrı ayrı değerlendirilmesi sağlanır.

Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP) ile Otomatik Teklif Dönüştürme
Malzeme ihtiyaç planlaması (MİP) modülü ile entegre çalışarak sistemde belirlenen ihtiyaçlar doğrultusunda teklif talepleri otomatik oluşturulur ve tedarikçilere iletilir. Bu sayede manuel teklif talebi oluşturma süreçleri azaltılarak zaman kazandırılır.

Tedarikçi Portalı
Tedarikçilerin sistem üzerinden doğrudan teklif verebilmesi için özel bir portal sunulur. Tedarikçiler, tekliflerini platforma yükleyerek fiyat, teslim süresi ve ek şartlarını sisteme tanımlayabilir.

Teklif Karşılaştırma Tablosu
Gelen teklifler sistem tarafından detaylı bir tabloda analiz edilir. Fiyat, teslim süresi, tedarikçi geçmiş performansı ve diğer belirlenen kriterler doğrultusunda karşılaştırma yapılarak en uygun teklifin seçilmesi sağlanır.

Sipariş Yönetimi ve Tedarik Süreci

Satın alma sürecinin başarılı bir şekilde yürütülebilmesi için siparişlerin doğru planlanması, tedarik süreçlerinin izlenmesi ve en uygun tedarikçi ile çalışılması büyük önem taşır. Sipariş Yönetimi ve Tedarik Süreci Modülü, satın alma sürecinin sipariş aşamasına geçirilmesini, sistem tarafından önerilen en uygun tedarikçi ile çalışılmasını ve sipariş süreçlerinin durum bazlı olarak takip edilmesini sağlar.

Özellikler

•   Kalem Bazlı Sipariş Oluşturma
•   Otomatik Tedarikçi Önerisi
•   Anlaşmalı Sipariş Yönetimi
•   Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP) ile Otomatik Sipariş Dönüştürme
•   Durum Bazlı Sipariş Takibi

Kalem Bazlı Sipariş Oluşturma
Siparişler, her bir malzeme veya hizmet için ayrı ayrı oluşturularak süreçlerin daha detaylı yönetilmesini sağlar. Her sipariş kalemi için miktar, teslim tarihi, birim fiyat ve ödeme koşulları gibi bilgiler sistemde tanımlanır.

Otomatik Tedarikçi Önerisi
Sistem, tedarikçi performans verileri, fiyat geçmişi ve teslim süreleri gibi kriterleri değerlendirerek en uygun tedarikçiyi önerir. Bu sayede sipariş süreçleri hızlanır ve en iyi koşullarla tedarik sağlanır.

Anlaşmalı Sipariş Yönetimi
Mevcut tedarikçilerle yapılan anlaşmalar doğrultusunda siparişler hızlı bir şekilde oluşturulabilir. Özel indirimler, ödeme koşulları ve teslimat süreleri anlaşmalara göre belirlenerek sipariş süreçleri otomatikleştirilir.

Malzeme İhtiyaç Planlaması (MİP) ile Otomatik Sipariş Dönüştürme
Malzeme ihtiyaç planlaması modülü ile entegre çalışarak sistemde belirlenen stok seviyelerine göre otomatik siparişler oluşturulur. Planlı satın alma süreçleri sayesinde tedarik sürekliliği sağlanır.

Durum Bazlı Sipariş Takibi
Siparişler sistem üzerinde "Oluşturuldu", "Onay Bekliyor", "Tedarik Sürecinde", "Teslim Edildi" gibi aşamalara ayrılarak takip edilir. Siparişin her aşaması için ilgili birimlere otomatik bildirimler gönderilerek süreç yönetimi kolaylaştırılır.

Onay Mekanizması ve Yetkilendirme

Satın alma süreçlerinin belirlenen yetkilendirme kurallarına göre yönetilmesi, şirket içi kontrol mekanizmalarının güçlendirilmesi ve maliyet yönetiminin etkin bir şekilde yürütülmesi açısından kritik öneme sahiptir. Onay Mekanizması ve Yetkilendirme Modülü, talep, teklif ve sipariş süreçlerinin belirlenen yetkilendirme kurallarına göre ilerlemesini sağlayarak süreçlerin şeffaf, güvenilir ve kontrollü bir şekilde yönetilmesine olanak tanır.

Özellikler

•   Durum Bazında Onay
•   Esnek Aktör Onay Yapıları
•   Finansal Sınırlandırma Kuralları
•   Bilgilendirme Kuralları

Durum Bazında Onay
Talep, teklif veya sipariş gibi satın alma süreçlerinde farklı onay mekanizmaları tanımlanabilir. Örneğin, belirli bir maliyetin üzerindeki talepler için üst düzey yöneticilerin onayı gerekirken, düşük maliyetli satın alma işlemleri otomatik olarak tamamlanabilir.

Esnek Aktör Onay Yapıları
Sistem, tek veya çoklu yetkili ile onay süreçlerini yönetmeye olanak tanır. Bir talebin onaylanması için birden fazla yöneticinin onayı gerekiyorsa, sistem bu süreçleri belirlenen hiyerarşiye uygun olarak işler. Ayrıca, departman veya proje bazlı onay süreçleri tanımlanarak satın alma yetkileri özelleştirilebilir.

Finansal Sınırlandırma Kuralları
Bütçe ve maliyet kontrolleri doğrultusunda satın alma süreçlerine belirli limitler tanımlanabilir. Belirlenen limitleri aşan talepler için ek onay mekanizmaları devreye girerek kontrolsüz harcamaların önüne geçilir.

Bilgilendirme Kuralları
Onay süreçleri boyunca ilgili kişiler sistem tarafından otomatik olarak bilgilendirilir. Talep onay bekliyorsa yetkililere, onaylandığında talep sahibine veya satın alma ekibine bildirimler gönderilir. Böylece süreçler kesintisiz takip edilir ve hiçbir aşama gözden kaçmaz.

Mal Kabul ve Depoya Yerleştirme

Tedarik edilen malzemelerin kalite kontrolü, stok yönetimi ve depo düzenine uygun olarak yerleştirilmesi, lojistik süreçlerinin verimli bir şekilde yürütülmesi açısından kritik öneme sahiptir. Mal Kabul ve Depoya Yerleştirme Modülü, teslim edilen malzemelerin kalite kontrollerinin yapılmasını, stok sistemine entegre edilmesini ve depo yerleşim planına uygun şekilde yönlendirilmesini sağlar.

Özellikler

•   Mal Girişi Kontrolü
•   Kalite Kontrol Entegrasyonu
•   Malzeme Kimliklendirme
•   Depo Yerleştirme Talimatları

Mal Girişi Kontrolü
Tedarik edilen malzemelerin teslim alındığında miktar ve kalite açısından kontrol edilmesini sağlar. Teslim edilen ürünlerin sipariş bilgileriyle eşleşmesi doğrulanarak eksik veya hatalı teslimatlar sistem üzerinden raporlanır.

Kalite Kontrol Entegrasyonu
Kalite kontrol modülü ile entegre çalışarak gelen malzemelerin belirlenen standartlara uygun olup olmadığını analiz eder. Kalite testlerinden geçemeyen malzemeler belirlenerek, reddedilen veya iade edilmesi gereken ürünler sistemde işaretlenir.

Malzeme Kimliklendirme
Gelen malzemelere barkod veya QR kod atayarak, envanter yönetimini kolaylaştırır. Böylece malzemeler depo içinde kolayca takip edilebilir, taşınabilir ve iş süreçlerine entegre edilebilir.

Depo Yerleştirme Talimatları
Kabul edilen malzemeler, sistemde tanımlanan depo düzenine uygun olarak yerleştirilir. Ürünlerin uygun raflara veya depolama alanlarına yönlendirilmesi sağlanarak depo düzeni korunur ve stok erişimi kolaylaştırılır.

Raporlama ve Analiz Araçları

Satın alma süreçlerinin verimli yönetilmesi için tüm işlemlerin analiz edilmesi, tedarikçi performanslarının değerlendirilmesi ve maliyetlerin optimize edilmesi büyük önem taşır. Raporlama ve Analiz Araçları Modülü, siparişlerin gerçekleşme sürelerinden tedarik maliyetlerine kadar geniş kapsamlı raporlama imkanı sunarak satın alma süreçlerini şeffaf ve ölçülebilir hale getirir.

Özellikler

•   Sipariş ve Tedarik Raporları
•   Dashboardlar (KPI)
•   Tedarikçi Performans Analizleri
•   Maliyet Analizleri

Sipariş ve Tedarik Raporları
Gerçekleşen siparişlerin süreleri, tedarik süreçlerindeki gecikmeler ve teslimat verileri analiz edilerek siparişlerin zamanında ve eksiksiz tamamlanma oranları ölçülür. Böylece satın alma süreçlerinde aksayan noktalar tespit edilerek süreç iyileştirmeleri yapılabilir.

Dashboardlar (KPI)
Satın alma süreçlerine yönelik kritik performans göstergeleri (KPI) sistem üzerinden anlık olarak takip edilebilir. Toplam sipariş hacmi, teslim süresi, stok durumu ve maliyet analizleri gibi önemli göstergeler grafiksel dashboardlar üzerinden görüntülenebilir.

Tedarikçi Performans Analizleri
Tedarikçilerin teslimat süreleri, kalite standartlarına uygunlukları ve maliyet verileri analiz edilerek işletmelerin en uygun tedarikçilerle çalışması sağlanır. Geçmiş sipariş verileri üzerinden tedarikçilerin puanlandırılması ve gelecekteki iş birliklerinin bu verilere göre şekillendirilmesi desteklenir.

Maliyet Analizleri
Satın alma süreçlerinde gerçekleşen harcamalar detaylandırılarak ürün, tedarikçi ve dönem bazında maliyet analizleri yapılır. Gereksiz harcamalar ve bütçe aşımı gibi durumlar raporlanarak işletmelerin satın alma maliyetlerini optimize etmesi sağlanır.