Doküman Kayıt Yönetimi - Kalite Yönetim Sistemi QMS

Doküman ve Kayıt Yönetimi

Kalite yönetimi süreçlerinin temeli, doğru ve düzenli dokümantasyonla atılır. Döküman ve Kayıt Yönetimi Modülü, tüm kalite belgelerinin versiyon kontrolünü sağlayarak, onay süreçlerini dijitalleştirir ve erişim güvenliğini temin eder. Bu modül sayesinde, kuruluşlar kalite politikalarını, prosedürlerini ve talimatlarını kolayca yönetebilir ve denetimler için her zaman erişilebilir kılabilir.

ISO 9001, GMP ve GLP gibi uluslararası kalite standartlarına uyum sağlamak, doğru dokümantasyonla mümkün olur. Bu modül, tüm dokümanları sistematik şekilde saklar, güncellenmiş versiyonların kullanılmasını sağlar ve geçmiş dokümanlara erişimi denetimlerde kolaylaştırır. Böylece kuruluşlar, süreçlerinde şeffaflık ve güvenlik sağlayarak kalite yönetimini bir adım öteye taşır.

Demo Talep Et

Aşağı Sürükle

Doküman ve Kayıt Yönetimi Modülü

Döküman ve Kayıt Yönetimi Modülü, kalite yönetim süreçlerinde kullanılan tüm dokümanların ve kayıtların sistematik şekilde oluşturulmasını, saklanmasını ve izlenmesini sağlar.

Doküman Yönetimi

Erişim Yönetimi

Onay Süreci

Arşivleme

İzlenebilirlik

Doküman Yönetimi ve Versiyon Kontrol

Kalite kontrol süreçleriyle ilgili tüm dokümanların yönetilmesini, güncel versiyonlarının izlenmesini ve eski versiyonların arşivlenmesini sağlar. Amaç, dokümanların doğru ve güncel olmasını temin etmek ve erişim kontrolünü sağlamaktır.

Özellikler

Doküman Ekleme ve Sınıflandırma
Versiyon Kontrolü
Revizyon Yönetimi
Onay ve Yayımlama

Doküman Ekleme ve Sınıflandırma
Kuruluşun kalite politikaları, prosedürler, talimatlar ve kayıt formları sisteme yüklenerek belirli kategoriler altında sınıflandırılır. Bu düzenleme, dokümanlara hızlı ve kolay erişim sağlar.

Versiyon Kontrolü
Her doküman için versiyon numarası atanır. Güncellemelerle birlikte eski versiyonlar otomatik olarak arşivlenir. Bu sayede, her dokümanın geçmişine ulaşılabilir ve doğru versiyon kullanımı sağlanır.

Revizyon Yönetimi
Dokümanlarda yapılan tüm değişiklikler izlenir. Kim tarafından ve ne zaman yapıldığı bilgisiyle birlikte kaydedilir. Bu şeffaflık, kalite yönetimi açısından büyük önem taşır.

Onay ve Yayımlama
Revize edilen dokümanlar onay sürecine gönderilir. Yalnızca onaylı versiyonlar erişime açılır. Bu sayede tüm çalışanlar yalnızca geçerli ve onaylanmış dokümanlara ulaşabilir.

Erişim ve Yetkilendirme

Hassas dokümanların yalnızca yetkili personel tarafından erişilebilir olmasını sağlar ve güvenli veri yönetimini destekler. Amaç, dokümanların güvenliğini sağlamak ve sadece yetkilendirilmiş kullanıcıların belirli verilere ulaşabilmesini temin etmektir.

Özellikler

Kullanıcı Yetkilendirme
İzin Tanımlama
Erişim Geçmişi ve İzleme
Gizlilik ve Veri Koruma

Kullanıcı Yetkilendirme
Dokümanlara erişim, rol bazlı erişim kontrolü (RBAC) prensibine göre tanımlanır. Her kullanıcıya görevine uygun erişim hakları atanır; böylece sadece ihtiyaç duyulan dokümanlara erişim sağlanır.

İzin Tanımlama
Kullanıcıların erişebileceği dokümanlar sistemde açıkça belirlenir. Düzenleme ve silme gibi ileri düzey izinler sadece belirlenen kullanıcılara tanımlanır, bu da güvenliği artırır.

Erişim Geçmişi ve İzleme
Kim, ne zaman, hangi dokümana erişti – tüm bu bilgiler sistem tarafından kayıt altına alınır. Denetim ve izleme işlemleri için bu geçmiş geriye dönük analizlerde kullanılır.

Gizlilik ve Veri Koruma
Hassas bilgiler şifreleme ve modern güvenlik protokolleriyle korunur. Bu sayede, verilerin yetkisiz kişiler tarafından görüntülenmesi ve sızdırılması engellenir.

Doküman Onay ve Dağıtım

Yeni veya güncellenen dokümanların onay sürecine tabi tutulmasını ve ilgili birimlere dağıtılmasını sağlar. Amaç, tüm organizasyon genelinde tutarlı ve güncel dokümanların kullanılmasını sağlamaktır.

Özellikler

Onay Akışı Tanımlama
Otomatik Bildirim Mekanizması
Onay Süreci İzleme
Doküman Dağıtımı

Onay Akışı Tanımlama
Her doküman için onaylayıcı kullanıcılar veya departmanlar belirlenir. Süreç, tanımlı iş akışlarına ve sorumlu kişilere göre sistem tarafından yönetilir.

Otomatik Bildirim Mekanizması
Yeni bir doküman oluşturulduğunda veya güncellendiğinde, onay sürecinde yer alan kullanıcılara otomatik bildirimler gönderilir. Böylece süreçte aksama yaşanmaz.

Onay Süreci İzleme
Dokümanın hangi aşamada olduğu, kimlerin inceleyip onayladığı sistem üzerinden takip edilir. Bu sayede süreç şeffaf ve denetlenebilir hale gelir.

Doküman Dağıtımı
Onaylanan dokümanlar, sistem üzerinden yetkili kişilere e-posta, portal veya intranet aracılığıyla dağıtılır. Bu sayede tüm kullanıcılar en güncel versiyona kolayca ulaşır.

Döküman Saklama ve Arşivleme

Eski veya geçerliliğini yitirmiş dokümanların sistematik biçimde arşivlenmesini sağlar. Amaç, gereksiz veri birikimini önlemek ve yasal yükümlülüklere uygunluk sağlamaktır.

Özellikler

Arşivleme Politikası Tanımlama
Otomatik Arşivleme
Erişim Kontrolü
Saklama Süresi ve Silme Yönetimi

Arşivleme Politikası Tanımlama
Dokümanların ne kadar süreyle sistemde tutulacağı, kurum politikalarına ve yasal gerekliliklere göre belirlenir. Bu kurallar sisteme tanımlanarak otomatik arşivleme süreçleri desteklenir.

Otomatik Arşivleme
Geçerliliğini kaybeden dokümanlar, belirlenen kriterlere göre otomatik olarak arşiv klasörlerine taşınır. Bu özellik, manuel iş yükünü azaltır ve arşiv düzenini korur.

Erişim Kontrolü
Arşivdeki belgelere yalnızca yetkili kullanıcılar erişebilir. Böylece gizlilik sağlanır ve yalnızca gerekli kişiler bilgiye ulaşabilir.

Saklama Süresi ve Silme Yönetimi
Belirlenen saklama süresi sona eren dokümanlar sistemden otomatik olarak silinir. Bu sayede dijital ortamda gereksiz veri birikimi önlenir ve sistem performansı korunur.

Denetim ve İzlenebilirlik

Denetim süreçlerinde dokümantasyon kontrollerinin eksiksiz şekilde yürütülmesini ve geçmişe dönük izlenebilirliğin sağlanmasını amaçlar. Hedef, denetimlerin doğru ve etkili yapılabilmesi ile tüm belge geçmişinin güvenli biçimde izlenebilmesidir.

Özellikler

Denetim İçin Hazırlık
Denetim Raporlama
İzlenebilirlik ve Geriye Dönük Kontrol
Denetim Sonrası İyileştirme Önerileri

Denetim İçin Hazırlık
Denetim öncesinde tüm dokümanların eksiksiz, güncel ve doğru olduğundan emin olunur. Bu hazırlık süreci, denetimde olası uyumsuzlukların önüne geçer.

Denetim Raporlama
Denetim sırasında incelenen belgelerin kim tarafından ve ne zaman düzenlendiği kayıt altına alınır. Böylece belge revizyonlarının takibi ve denetim sonuçlarının şeffaflığı sağlanır.

İzlenebilirlik ve Geriye Dönük Kontrol
Dokümanların eski versiyonlarına erişim sağlanarak revizyon geçmişi izlenebilir. Bu sayede denetim sırasında geçmiş değişiklikler detaylı şekilde değerlendirilebilir.

Denetim Sonrası İyileştirme Önerileri
Denetimlerde belirlenen eksikliklere yönelik iyileştirme aksiyonları planlanır. Bu öneriler, kalite sistemlerinin sürekli gelişimini destekler.