İTS Sipariş Toplama Depo Yönetim Sistemi WMS

İlaç ve medikal ürün lojistiğinde sipariş toplama (picking) operasyonu, klasik depo süreçlerinden daha yüksek bir hassasiyet gerektirir. Çünkü burada hata yalnızca maliyet üretmez; hasta güvenliği, mevzuat uyumu, geri çağırma (recall) yönetimi ve kurum itibarını doğrudan etkiler. Türkiye’de ilaçların seri bazında izlenebilirliğini sağlayan İlaç Takip Sistemi (İTS) kapsamında; depodan çıkan her bir ürünün kimliği, hareketi ve eşleştiği sipariş satırı doğru yönetilmelidir. Bu nedenle İTS Sipariş Toplama, WMS içinde “özel kurallar” ve “özel doğrulamalar” ile ele alınır.

İTS sipariş toplama; siparişin WMS’e düşmesinden başlayarak, uygun lot/seri/son kullanma tarihi (SKT) seçimi (FEFO), ürünün seri doğrulaması, kutu/kolileme birimi ilişkileri, toplama sonrası kontrol, sevk çıkışında seri bazlı kayıt ve gerektiğinde geri izleme süreçlerinin tamamını kapsar. Centra’nın ilgili çözüm sayfasına buradan erişebilirsiniz: İTS Sipariş Toplama (Centra WMS) .

Not: Canlı web taraması kullanamadığım için Centra sayfasındaki özgün metni birebir aktarmadan; İTS uyumlu sipariş toplama süreçlerini WMS iyi uygulamaları, regülasyon odaklı kontrol noktaları ve sahada kullanılan standardizasyon yaklaşımlarıyla kapsamlı biçimde açıklıyorum.

İTS Sipariş Toplama WMS ile Neden Kritik?

1) İTS Sipariş Toplama Nedir? Klasik Picking’den Farkı

Klasik depolarda sipariş toplama çoğunlukla “doğru SKU + doğru miktar” doğruluğuna odaklanır. İTS kapsamındaki depolarda ise bu doğruluk “doğru SKU + doğru miktar + doğru seri numarası” boyutuna çıkar. İTS, her bir satış biriminin (kutu) benzersiz bir seriyle takip edilmesini gerektirdiği için; toplama sırasında her kutunun seri numarasının okunması, doğrulanması ve sipariş satırına bağlanması kritik hale gelir.

İTS picking’in temel hedefleri

• Seri bazında %100 doğruluk ve izlenebilirlik
• FEFO/FIFO kurallarına uygun lot ve SKT yönetimi
• Toplama sırasında hatayı anında engelleyen doğrulama katmanları
• Recall ve denetimlerde hızlı iz sürme (audit trail)
• Soğuk zincir ve özel saklama koşullarında uyum

Operasyonel sonuç

İTS uyumlu picking; depoda “daha yavaş” değil, doğru tasarlandığında “daha kontrollü ve daha hızlı” ilerler. Çünkü hata düzeltme ve iade maliyeti, sistemsel doğrulamalar sayesinde daha başta engellenir.

2) İTS Uyumunda Picking’in Etkilediği Risk Alanları

İTS süreçlerinde en kritik risk, seri numarası hatasıdır: yanlış seri, okunmayan seri, mükerrer seri veya sipariş satırıyla eşleşmeyen seri çıkışı… Bu durum hem mevzuat uyumsuzluğu hem de müşteri tarafında kabul problemleri doğurur. Ayrıca sahte/kaçak ürün riskiyle mücadelede seri doğrulaması, operasyonun güvenlik katmanı haline gelir.

Yanlış seri yönetiminin sonuçları

• Sevk edilen ürünün alıcı tarafından kabul edilmemesi
• İade ve yeniden sevk maliyetlerinin artması
• İTS bildirimlerinde hata ve operasyonel cezalar
• Recall süreçlerinde “hangi seri nereye gitti?” sorusuna geç cevap

Soğuk zincir ve hassas ürünler

Aşılar, biyoteknolojik ürünler veya ısıya duyarlı ilaçlar gibi ürünlerde picking süresi uzadığında ürün güvenliği riske girebilir. WMS; bu tür siparişleri ayrı dalgalarda planlayarak ve önceliklendirerek süreyi optimize eder.

3) İTS Sipariş Toplama Süreci: Uçtan Uca Akış

İTS uyumlu sipariş toplama; siparişin WMS’e düşmesiyle başlar, seri doğrulamasıyla toplama yapılır ve sevk çıkışında seri bazlı kayıtlarla kapanır. Sürecin her adımı kayıt altına alındığında, denetim izi oluşur ve operasyon kontrol edilir hale gelir.

Örnek süreç akışı

1. Sipariş havuza düşer ve SLA/ürün tipi bazlı önceliklendirilir
2. Allocation: uygun lot/SKT (FEFO) ve stok tahsisi yapılır
3. Picking görevi oluşturulur (zone/batch/discrete strateji)
4. Operatör lokasyon + ürün + seri barkodlarını okutarak toplar
5. Toplama sonrası kontrol: seri listesi, satır eşleşmesi, eksik/fazla doğrulama
6. Paketleme/kolileme: koli kimliği ile seri ilişkilendirme
7. Staging ve sevk çıkışı: sevk evrakları + seri bazlı kayıt kapanışı

Seri listesi (serialization) mantığı

İTS picking’de “hangi kutular seçildi?” sorusunun cevabı, seri listesiyle verilir. WMS, bu listeyi sipariş satırlarına bağlayarak sonradan izleme ve geri çağırma süreçlerini kolaylaştırır.

4) FEFO, Lot ve SKT Yönetimi: İTS ile Birlikte Çalışan Kural Setleri

İTS, seri bazında izlenebilirlik sağlarken; raf ömrü ve lot yönetimi de ilaç lojistiğinin doğal bileşenidir. Bu nedenle WMS; toplama sırasında FEFO (First Expired, First Out) kuralını uygulamalı, SKT yaklaşan ürünleri önce çıkarmalı ve müşterinin kabul kriterleriyle uyumlu olmalıdır.

SKT yönetiminde iyi pratikler

• Müşteri bazlı minimum raf ömrü kuralı (örn. en az 6 ay kalan SKT)
• SKT yaklaşan ürünler için uyarı ve kampanya/önceliklendirme
• Lot bazlı blokaj: uygunsuz lotların toplamada engellenmesi
• Geri çağırma senaryosu için lot-seri eşleşme kaydı

Toplama hızına etkisi

FEFO doğru kurgulanmazsa operatör farklı lokasyonlara dağılır ve toplama süresi artar. Bu nedenle FEFO kuralı, depo slotting ve lokasyon yönetimiyle birlikte optimize edilmelidir.

5) Barkodlu Doğrulama: Lokasyon + Ürün + Seri Üçlü Kontrol

İTS sipariş toplamada hatayı düşüren temel mekanizma, üçlü doğrulamadır: operatör önce lokasyon barkodunu, sonra ürün barkodunu, ardından seri barkodunu okutur. Sistem bu üç veriyi eşleştirir; yanlış lokasyon, yanlış ürün veya yanlış seri durumunda işlemi durdurur. Böylece hata “sevkiyat kapısında” değil, “toplama anında” yakalanır.

Doğrulama katmanları

• Lokasyon doğrulama: doğru raf/göz seçimi
• Ürün doğrulama: doğru SKU/GTIN eşleşmesi
• Seri doğrulama: benzersiz seri, mükerrer olmama ve sipariş satırı uyumu

Operasyonel öneri

Yüksek hacimli picking’de seri okutma yükünü azaltmak için; koli/palet seviyesinde seri “toplu okuma” (uygun olduğunda) ve ergonomik el terminalleri kullanımı verimi yükseltir.

Centra WMS’de İTS Sipariş Toplama: Fonksiyonlar, KPI’lar ve Uygulama Rehberi

6) Görev Bazlı Picking: Zone, Batch ve Hassas Ürün Dalgaları

İTS picking, görev bazlı (task-based) kurgulanmadığında sahada tıkanır. WMS; siparişleri zone/batch/discrete gibi stratejilerle işlere böler. Soğuk zincir, kontrollü madde veya yüksek değerli ürünleri ayrı dalgalarda planlamak; hem uyumu hem hızı artırır.

Strateji seçimi için kısa rehber

• Discrete: düşük hacim, en yüksek doğruluk
• Batch: aynı lokasyonlardan çoklu sipariş toplama, yürüyüşü azaltır
• Zone: depo bölgelere ayrılır, iş yükü dengelenir
• Soğuk zincir dalgası: süreyi kısaltmak için zaman pencereli planlama

İstisna yönetimi

“Seri okunamadı”, “seri barkod hasarlı”, “ürün bulunamadı” gibi durumlar için WMS’te istisna akışı tanımlanmalıdır: alternatif seri/lot seçimi, kalite incelemesi, backorder veya kısmi sevk gibi kararlar sistemsel hale getirilmelidir.

7) Paketleme ve Koli İlişkilendirme: Seri-Koli Bağı ve Sevk Bütünlüğü

İTS süreçlerinde yalnızca seri-sipariş eşleşmesi değil, seri-koli ilişkisi de önem kazanır. Özellikle B2B sevkiyatlarda alıcı, koliyi açmadan hangi serilerin hangi kolide olduğunu bilmek isteyebilir. WMS; paketleme istasyonunda koliyi kimliklendirir ve içine giren serileri koliye bağlar. Böylece sevk bütünlüğü güçlenir, kayıp ve karışma riski azalır.

Paketleme istasyonunda kritik kontroller

• Koli etiketi (koli no, sipariş no, müşteri) üretimi
• Serilerin koliye bağlanması (scan-pack-verify)
• Eksik/fazla satır kontrolü
• Özel taşıma ikonları ve uyarı etiketleri

Konsolidasyon (çok kolili siparişler)

Sipariş birden fazla kolide gidecekse, her kolinin sipariş bütünlüğü içinde takip edilmesi gerekir (1/4, 2/4 gibi). WMS, staging alanında tüm koliler tamamlanmadan sevke izin vermeyecek kurallar tanımlayabilir.

8) İzlenebilirlik ve Denetim İzi: Recall Senaryolarına Hazırlık

İTS uyumu, yalnızca günlük operasyonu değil; olağanüstü durumları da yönetebilme yeteneğini ifade eder. Geri çağırma (recall) veya sahte ürün şüphesi gibi durumlarda, belirli seri/lotun hangi müşteriye hangi tarihte sevk edildiğini hızlı bulmak gerekir. WMS kayıtları; seri bazında hareket geçmişini ve işlem loglarını sunarak bu süreci dakikalara indirir.

Denetimde aranan kayıt örnekleri

• Seri bazında giriş-çıkış hareketleri
• Sipariş-satır-seri eşleşme raporları
• Kullanıcı, tarih-saat ve cihaz bazlı işlem logları
• Karantina/ret/iadeye alınan seri kayıtları

Operasyonel fayda

Bu şeffaflık, hem mevzuat uyumunu güçlendirir hem de müşteri ve kurum otoriteleri karşısında güven oluşturur.

9) Entegrasyon Mantığı: Sipariş, Sevk ve İTS Bildirimleri

İTS süreçleri genellikle depo içi operasyonla sınırlı değildir; belirli hareketlerin dış sistemlere bildirilmesi gerekir. Bu yüzden WMS’in sipariş ve sevkiyat kayıtlarını; seri listeleri ve sevk evraklarıyla uyumlu şekilde yönetmesi kritiktir. Entegrasyon tarafında amaç, “saha operasyonu ne yaptıysa sistemin de onu söylemesi”dir.

Entegrasyon için kritik noktalar

• Sipariş satırlarının doğru GTIN/SKU eşleşmesi
• Seri havuzunun güncel ve mükerrer olmayan yapıda tutulması
• Sevk çıkışıyla seri listesinin kapanması (tam mutabakat)
• İstisna durumlarında (iade, iptal) ters hareketlerin izlenmesi

Kalite açısından öneri

Entegrasyon hatalarını azaltmak için; test ortamında senaryo bazlı (normal sevk, kısmi sevk, iptal, iade, hasar) uçtan uca deneme yapılması, devreye alım başarısını artırır.

10) KPI’lar ve Sürekli İyileştirme: İTS Picking Performansını Yönetmek

İTS sipariş toplama süreçleri ölçülmezse, sahada tıkanmalar görünmez kalır. WMS üzerinden seri doğrulama hataları, picking çevrim süresi, FEFO uyum oranı ve iade oranları gibi metrikler izlenebilir. Bu KPI’lar hem operasyonel verimi hem de uyum kalitesini geliştirmek için kullanılır.

Örnek KPI seti

Uygulama için hızlı başlangıç planı

1. İTS kapsamındaki ürün gruplarını ve seri/lot/SKT gereksinimlerini netleştirin.
2. FEFO ve müşteri minimum raf ömrü kurallarını tanımlayın.
3. Toplamada üçlü doğrulamayı (lokasyon+ürün+seri) zorunlu hale getirin.
4. Paketleme istasyonunda seri-koli ilişkilendirme standardını kurun.
5. İstisna akışlarını (okunamayan seri, hasarlı etiket, kısmi sevk) tasarlayın.
6. KPI setini seçin ve haftalık iyileştirme döngüsü başlatın.

İTS sipariş toplama, WMS’in “en disiplinli” alanlarından biridir; doğru kurgulandığında hem mevzuat uyumu hem operasyon verimi aynı anda yükselir. Centra yaklaşımını incelemek için: Centra WMS İTS Sipariş Toplama .