Onay Bekleyen İşlemler ve Yönetimi

İş süreçlerinde onay mekanizmalarının doğru şekilde yönetilmesi, işlemlerin hızlı ve hatasız tamamlanması açısından büyük önem taşır. Onay Bekleyen İşlemler ve Yönetimi ile yetkililerin onay sürecindeki işlemleri kolayca takip etmesini, gecikmeleri önlemesini ve onay süreçlerini hızlandırmasını sağlar.

Özellikler

•   Onay Bekleyenler
•   Onay Süreci Takibi
•   Yetkilendirme ve Roller

Onay Bekleyenler
Yetkililer tarafından incelenmeyi bekleyen iş süreçleri sistemde görüntülenir. Kullanıcılar, bekleyen işlemleri tarih, süreç adı veya öncelik seviyesine göre filtreleyerek kolayca yönetebilir.

Onay Süreci Takibi
Onay bekleyen işlemlerin hangi aşamada olduğu ve hangi yetkili tarafından incelendiği sistem üzerinde anlık olarak takip edilir. Böylece süreçlerde meydana gelebilecek gecikmeler önlenerek iş akışları hızlandırılır.

Yetkilendirme ve Roller
Farklı kullanıcı seviyelerine göre onay yetkileri tanımlanır. Departman yöneticileri, proje sorumluları veya finans yetkilileri gibi farklı roller belirlenerek yetkili kişilerin yalnızca kendi alanlarına ait onayları yönetmesi sağlanır.

Onaylanan ve Tamamlanan Süreçler

Onaylanan iş süreçlerinin otomatik olarak bir sonraki adıma geçirilmesi ve süreçlerin eksiksiz kayıt altına alınması, iş akışlarının etkin yönetilmesi için kritik öneme sahiptir. Onaylanan ve Tamamlanan Süreçler Modülü, onaylanan işlemleri takip ederek süreçlerin hızlandırılmasını ve geçmiş kayıtların arşivlenmesini sağlar.

Özellikler

•   Onaylananlar
•   Tamamlanmış İş Akışları
•   İşlem Geçmişi Takibi

Onaylananlar
Yetkililer tarafından onaylanmış iş süreçleri sistemde kayıt altına alınarak takip edilir. Onaylanan işlemler, otomatik olarak ilgili birimlere yönlendirilerek sürecin hızlı ve hatasız tamamlanması sağlanır.

Tamamlanmış İş Akışları
Onay süreci tamamlanan işlemler sistem tarafından işaretlenir ve raporlanır. Tamamlanmış süreçler, yetkililer tarafından izlenerek iş akışlarının performansı değerlendirilebilir.

İşlem Geçmişi Takibi
Onaylanmış süreçlerin tüm geçmiş kayıtları sistemde saklanarak geriye dönük analiz yapılmasını sağlar. Süreçte yaşanan değişiklikler, kim tarafından ne zaman onaylandığı gibi detaylar takip edilerek süreç yönetimi güçlendirilir.

Reddedilen İşlemler ve Geri Bildirim Mekanizması

İş süreçlerinde onaylanmayan işlemlerin yönetilmesi ve geri bildirim mekanizmasının etkin bir şekilde çalışması, süreçlerin daha verimli hale getirilmesini sağlar. Reddedilen İşlemler ve Geri Bildirim Mekanizması özellikleri kapsamında onay sürecinden geçmeyen işlemler için neden belirlenmesini, sürecin yeniden değerlendirilmesini ve gerekli revizyonların yapılmasını sağlar.

Özellikler

•   Reddedilenler
•   Geri Bildirim Mekanizması
•   İşlem Yeniden Gönderme

Reddedilenler
Onay sürecinden geçmeyen işlemler sistemde kayıt altına alınarak gerekçeleri belirtilir. Yetkililer, reddedilen işlemleri görüntüleyerek ilgili birimlere neden onaylanmadığını bildirebilir.

Geri Bildirim Mekanizması
Reddedilen talepler için sistem üzerinden otomatik açıklamalar oluşturulur. Kullanıcılar, onay yetkililerinden gelen geri bildirimlere göre taleplerini revize ederek tekrar değerlendirmeye sunabilir.

İşlem Yeniden Gönderme
Gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra iş akışı tekrar başlatılarak sürecin devam etmesi sağlanır. Revize edilen talepler, sistem tarafından önceki değerlendirme kriterlerine göre yeniden onay sürecine alınır.

Otomatik Süreç Tetikleyiciler ve Olay Bazlı İş Akışları

İş süreçlerinin otomatik olarak tetiklenmesi, manuel müdahaleyi en aza indirerek operasyonel verimliliği artırır. Otomatik Süreç Tetikleyiciler ve Olay Bazlı İş Akışları Modülü, belirlenen koşullara göre iş akışlarını başlatarak iş süreçlerini hızlandırır ve hata riskini azaltır.

Özellikler

•   Otomatik Süreç Tetikleyiciler
•   Olay Bazlı İş Akışları
•   Bildirim ve Uyarı Mekanizması

Otomatik Süreç Tetikleyiciler
Sipariş oluşturma, bakım talebi, stok seviyesi düşüşü veya müşteri talebi gibi belirli olaylar gerçekleştiğinde sistem otomatik olarak ilgili süreci başlatır. Böylece manuel işlem ihtiyacı azaltılır ve süreçler hızlandırılır.

Olay Bazlı İş Akışları
Bir olay gerçekleştiğinde önceden tanımlanmış iş akışları devreye girer. Örneğin, kritik bir makine arızası tespit edildiğinde bakım talebi otomatik oluşturulabilir veya belirlenen stok seviyesinin altına düşüldüğünde tedarik siparişi tetiklenebilir.

Bildirim ve Uyarı Mekanizması
Süreçlerin kritik aşamalarında ilgili kişilere sistem üzerinden otomatik bildirimler gönderilir. Onay bekleyen işlemler, süresi yaklaşan görevler veya tamamlanması gereken adımlar için yöneticilere ve sorumlu kullanıcılara anlık uyarılar iletilir.

Koşullu Onay Süreçleri ve Dinamik İş Kuralları

İş süreçlerinde esnek ve dinamik bir yapı oluşturmak, belirli kriterlere göre değişen onay mekanizmaları kurmak ve süreçleri optimize etmek için akıllı iş kurallarına ihtiyaç duyulur. Koşullu Onay Süreçleri ve Dinamik İş Kuralları Modülü, bütçe, miktar ve yetkilendirme gibi değişkenlere bağlı olarak süreçleri yönlendirir ve iş akışlarını otomatikleştirir.

Özellikler

•   Koşullu Onay Süreçleri
•   Dinamik İş Kuralları
•   Yetki Seviyesine Göre Onay
•   İş Akış Analiz Raporları
•   Onay Süreci Raporları
•   Süreç Verimlilik Raporları

Koşullu Onay Süreçleri
Miktar, bütçe, departman veya iş kurallarına bağlı olarak farklı onay mekanizmaları devreye girer. Örneğin, belirlenen bütçeyi aşan talepler için üst yönetim onayı gerekirken, düşük maliyetli siparişler doğrudan tamamlanabilir.

Dinamik İş Kuralları
Sistem, belirlenen kriterlere göre iş akışlarını otomatik olarak yönlendirir. Departmana, işlem türüne veya önceden tanımlanan iş kurallarına göre süreçlerin nasıl ilerleyeceği belirlenerek operasyonel süreçler optimize edilir.

Yetki Seviyesine Göre Onay
Kullanıcı rollerine göre farklı yetki seviyeleri tanımlanır. Yönetici seviyesindeki kullanıcılar kritik süreçleri onaylayabilirken, daha düşük seviyeli kullanıcılar yalnızca belirlenen limitler dahilinde işlem yapabilir.

İş Akış Analiz Raporları
Sistem içinde en çok kullanılan iş akışları analiz edilerek süreç performansı ölçülür. İş akışlarının hangi aşamalarda zaman kaybına uğradığı belirlenerek süreç iyileştirme çalışmaları yapılabilir.

Onay Süreci Raporları
Bekleyen, tamamlanan ve reddedilen iş akışları hakkında detaylı analizler sunularak süreçlerin verimliliği artırılır. Onay süreleri, bekleme süreleri ve sık karşılaşılan ret nedenleri raporlanır.

Süreç Verimlilik Raporları
İş süreçlerinin hızını, tıkanıklık noktalarını ve iyileştirme alanlarını analiz eden detaylı raporlar oluşturulur. Böylece iş akışlarının daha verimli çalışması için gerekli düzenlemeler yapılabilir.