Türkçe
English
İlaç sanayisinde satışın önemli bir bölümü; kamu kurumları, üniversite hastaneleri, şehir hastaneleri, özel hastane zincirleri ve toplu alım yapan satınalma organizasyonları üzerinden yürür. Bu ekosistemde “ihale”, yalnızca bir fiyat verme faaliyeti değil; mevzuata uyum, ürün-ruh sat/geri ödeme koşulları, stok ve üretim kapasitesi, dağıtım/lojistik kabiliyeti, dokümantasyon yönetimi ve risk kontrolünün birlikte ele alındığı stratejik bir süreçtir. İhale süreçlerinin hatalı yönetilmesi; kârlılığı aşındıran fiyatlamalara, teslimat cezalarına, sözleşme ihlali risklerine, stok taşmasına veya kritik ürünlerde bulunurluk sorunlarına neden olabilir. Bu yüzden ilaç firmalarında “İhale Yönetimi” fonksiyonu; satış, finans, hukuk, kalite, üretim planlama ve tedarik zincirini aynı hedefte buluşturan uçtan uca bir yönetim disiplinidir.
Bu içerikte, ilaç sektörüne özgü ihale yönetimi gereksinimlerini, kritik kontrol noktalarını ve ERP üzerinde nasıl standardize edileceğini ele alıyoruz. Süreci kurumsal hafızaya dönüştürmek ve kararları tek veri kaynağında yönetmek için Centra’nın İhale Yönetimi çözümüyle kurgulanabilecek yaklaşımları; izlenebilirlik, hız, uyum ve kârlılık perspektifiyle özetliyoruz.
İlaç Sektöründe İhale Yönetiminin Stratejik Önemi ve Kritik Gereksinimler
İhale yaşam döngüsü: duyurudan sözleşme kapanışına
İlaç ihaleleri, çoğu zaman bir “takvim yarışı”dır. İhale ilanının takibi, dokümanların indirilmesi, şartname analizi, uygunluk değerlendirmesi, soru-cevap (clarification) süreçleri, teklif hazırlığı, teminat ve evrakların tamamlanması, teslimat/dağıtım planı, sözleşme imzalama, sevkiyatların yönetimi, faturalama ve tahsilat takibi gibi adımlar birbirine bağlıdır. Bu zincirdeki küçük bir eksiklik (ör. yanlış belge, hatalı teminat tutarı, uygun olmayan ürün kodu, yanlış teslimat adresi/parti bilgisi) ihalenin kaybedilmesine veya kazanılsa bile uygulamada yüksek maliyetlere yol açabilir. Bu nedenle ihale yönetimi, süreç adımlarını “iş akışı” mantığıyla standardize eden bir sistem gerektirir.
Şartname uyumu: ürün, ruhsat, ambalaj ve kalite dokümantasyonu
İlaç ihalelerinde teknik şartname; ürünün formu, dozu, ambalaj tipi, saklama koşulları, barkod/etiket gereksinimleri, farmasötik eşdeğerlik kriterleri ve kalite belgeleri gibi detaylar içerir. Bir ürünün birden fazla varyantı (farklı ambalaj/adet, farklı pazar etiketi, farklı GTIN) bulunuyorsa, hangi varyantın ihaleye uygun olduğunun doğru seçilmesi kritik hale gelir. Ayrıca kalite dokümantasyonu (analiz sertifikaları, üretim yeri bilgileri, tedarikçi kalifikasyonu gibi) zamanında ve doğru hazırlanmalıdır. ERP üzerinde ürün kartları, doküman ekleri ve revizyon yönetimiyle bu uygunluğun izlenebilir kılınması; “son dakika evrak” riskini azaltır.
Fiyatlama ve kârlılık: iskonto, vade, kur ve maliyet oynaklığı
İhale fiyatı belirlerken yalnızca birim maliyet değil; iskonto oranları, vade farkı, lojistik maliyetleri, iade/ret riski, sözleşme ceza koşulları ve tahsilat belirsizliği dikkate alınmalıdır. İlaçta maliyetler; API tedarik fiyatları, yardımcı madde/ambalaj maliyetleri, enerji ve üretim kapasitesi, kur hareketleri ve dönemsel regülasyon değişiklikleri nedeniyle oynak olabilir. Bu yüzden ihale yönetimi; finans kontrollerini, minimum kârlılık eşiklerini ve onay mekanizmalarını zorunlu kılmalıdır. Teklif “hızlı” hazırlanırken, şirketin kârlılık politikasından sapılmaması için sistemsel kontrol noktaları gerekir.
Tedarik ve teslimat kabiliyeti: kapasite, stok, lead-time ve FEFO
İhaleyi kazanmak kadar, sözleşmeyi sorunsuz yürütmek de önemlidir. Teslimat planı; üretim kapasitesi, mevcut stok, planlı bakımlar, tedarik süreleri ve kalite serbest bırakma süreleri ile uyumlu olmalıdır. İlaç ürünlerinde raf ömrü ve FEFO gibi kurallar; sevk edilecek partilerin seçimini etkiler. Ayrıca soğuk zincir gerektiren ürünlerde lojistik kapasite ve depo koşulları devreye girer. İhale yönetiminin, tedarik zinciri ve üretim planlama verisiyle entegre olması; “kazanıp teslim edememe” riskini düşürür.
Risk yönetimi: teminatlar, sözleşme cezaları ve itiraz süreçleri
İhalelerde geçici/kesin teminatlar, performans yükümlülükleri ve gecikme cezaları gibi finansal risk kalemleri vardır. Bazı ihalelerde itiraz/şikayet süreçleri, iptal ve yeniden ihale gibi belirsizlikler ortaya çıkabilir. İhale yönetimi; bu riskleri kayıt altına almalı, sorumluları ve aksiyonları belirlemeli, teminat mektuplarının süre ve tutarlarını takip etmelidir. Böylece “unutulan teminat süresi” gibi operasyonel hatalar önlenir; hukuki ve finansal uyumluluk güçlenir.
Kurumsal hafıza: aynı hataları tekrar etmemek
Tekliflerin, fiyatlama varsayımlarının, kazanma/kaybetme nedenlerinin ve sözleşme performansının kaydı; sonraki ihalelerde en değerli içgörüyü üretir. Hangi kurumda hangi ürün daha yüksek kazanma olasılığına sahip, hangi bölgede lojistik maliyetler arttı, hangi ürünlerde teslimat cezası riski yükseldi gibi sorular; ancak düzenli veriyle cevaplanabilir. ERP tabanlı ihale yönetimi, bu kurumsal hafızayı sürdürülebilir hale getirir.
ERP ile İhale Yönetimi: Uçtan Uca Süreç, Otomasyon ve Ölçülebilir Kazanımlar
Tek platformda ihale kaydı ve süreç takibi
Etkin bir ERP yaklaşımında her ihale; benzersiz bir kayıt olarak açılır, kurum bilgileri, ihale kapsamı, ürün kalemleri, teslimat koşulları, tarih ve son teslim zamanları, sorumlular ve belge listesiyle birlikte yönetilir. Böyle bir yapı, ihale takviminin kaçırılmasını azaltır ve herkesin aynı “doğru” bilgiye bakmasını sağlar. Centra’nın İhale Yönetimi yaklaşımı; bu kayıtların iş akışı, görev ve onay mekanizmalarıyla yönetilmesini destekleyerek süreci kişilere bağımlı olmaktan çıkarır.
Şartname kontrol listeleri ve doküman yönetimi
İlaç ihalelerinde en büyük zaman kaybı; evrakların farklı klasörlerde dağınık halde olması ve son gün bir araya getirilmeye çalışılmasıdır. ERP içinde ihale bazlı doküman seti oluşturmak; teknik belgeleri, sertifikaları, ruhsat/ürün bilgilerini, teminat belgelerini ve teklif çıktılarının revizyonlarını tek yerde tutmayı sağlar. Kontrol listeleri (checklist) sayesinde “eksik belge” riski düşer; revizyon takibiyle eski belge/yanlış sürüm kullanımı engellenir.
Teklif fiyatı hesaplama: maliyet + iskonto + lojistik + risk
İhale teklifinin kârlı kalması için fiyatlama modeli şeffaf olmalıdır. Ürün maliyeti, ambalaj maliyeti, üretim/kalite maliyetleri, lojistik ve depolama, dağıtım komisyonları, finansman maliyeti (vade), kur riski ve olası cezalar; teklif formülüne dahil edilmelidir. ERP üzerinde tanımlı maliyet kalemleri ve onaylı iskonto politikalarıyla teklif hazırlamak; hem hız kazandırır hem de kontrol sağlar. Ayrıca “minimum marj altı teklif” gibi durumlarda sistemsel uyarılarla yönetsel onay mekanizması devreye alınabilir.
Onay akışları: satış, finans, hukuk ve kalite birlikte
İhale teklifinde tek bir birimin karar vermesi, riskleri artırır. Finans, ödeme/tahsilat koşullarını; hukuk, sözleşme maddelerini; kalite, ürün uygunluğunu; tedarik zinciri ise teslimat planını kontrol etmelidir. ERP tabanlı iş akışları; teklifin belirli eşiklerde (iskonto oranı, toplam risk, teslimat süresi) otomatik olarak ilgili birimlerin onayına düşmesini sağlar. Böylece hızlı ilerleyen ihale takviminde koordinasyon kaybı yaşanmaz; kararlar kayıtlı ve izlenebilir olur.
İhale kazanıldıktan sonra: sözleşme, sipariş ve teslimat entegrasyonu
Birçok organizasyonda ihale kazanıldıktan sonra süreç “manuel” devam eder ve asıl maliyetler burada doğar. Oysa ihale kaydı; sözleşme, satış siparişi, sevkiyat planı, üretim emirleri ve satınalma taleplerine bağlanabilmelidir. Bu entegrasyon; teslimat takviminin üretimle uyumlu planlanmasını, stok rezervasyonunun doğru yapılmasını, parti/seri izlenebilirliğinin korunmasını ve faturalama-tahsilat döngüsünün sözleşmeye uygun yürütülmesini sağlar. Böylece ihale kârlılığı; sadece teklif anında değil, uygulamada da korunur.
KPI ve raporlama: kazanma oranı, marj, teslimat performansı
İhale yönetimi olgunluğunu ölçmek için sayılar gerekir. Kazanma oranı (win-rate), tekliften sözleşmeye dönüşüm, ortalama iskonto, ihale bazlı brüt marj, teslimat zamanında performans (OTIF), ceza/iadeler, tahsilat gecikmesi ve kurum bazlı kârlılık gibi göstergeler; stratejik kararları besler. ERP üzerinde standart raporlar; hangi ürünlerde agresif fiyatlandığınızı, hangi kurumlarda riskin yükseldiğini, hangi tedarikçilerle teslimat sorunlarının arttığını görünür kılar.
Pratik uygulama adımları: hızlı kazanımlar için öneriler
- İhale kayıt standartlarını oluşturun: kurum, tarih, kapsam, kalem listesi, teslimat koşulları ve sorumlular zorunlu alan olsun.
- Belge setini şablonlayın: her ihale türü için kontrol listesi ve doküman şablonları tanımlayın.
- Fiyatlama politikasını sistemleştirin: minimum marj eşikleri, iskonto limitleri ve onay gerektiren senaryoları netleştirin.
- Teslimat kabiliyetini teklif öncesi doğrulayın: stok/kapasite/lead-time verilerini ihale ekranına bağlayın.
- İhale sonrası entegrasyonu kurun: sözleşme-sipariş-sevkiyat-faturalama zincirini tek akışta yönetin.
- Kazanma/kaybetme nedenlerini zorunlu alan yapın: kurumsal hafızayı veriyle büyütün.
Centra ile ihale süreçlerinde standardizasyon ve sürdürülebilir kontrol
İlaç sanayisinde ihale yönetimi; hız, uyum ve kârlılığı aynı anda optimize etmeyi gerektirir. Süreçlerin ERP üzerinde standardize edilmesi; teklif hazırlığını hızlandırırken riskleri azaltır, departmanlar arası koordinasyonu güçlendirir ve denetlenebilir bir iz bırakır. Centra’nın İhale Yönetimi çözümü; ihale yaşam döngüsünü uçtan uca yönetmeye, doküman ve onay akışlarını disipline etmeye, kazanma oranı ve marj gibi metrikleri görünür kılmaya yardımcı olur. Bu sayede “ihaleyi kazanmak” ile “ihaleyi doğru yürütmek” arasındaki boşluk kapanır.
Sonuç olarak, ilaç sektöründe ihale yönetimi; yalnızca satış ekibinin değil, tüm organizasyonun ortak çalışma kültürünü gerektiren bir operasyonel mükemmellik alanıdır. Doğru veri, doğru iş akışı ve güçlü izlenebilirlik ile; rekabetçi teklifleri sürdürülebilir kârlılıkla birleştirmek mümkündür.
Detaylı bilgi için: Centra ERP – İhale Yönetimi
